“Un software ideato su misura per i Tour Operator e per le Agenzie di Viaggi non può essere concepito come un'aggiunta ad un programma di contabilità”. AVES è incentrato sul programma di booking, che gestisce le pratiche di viaggio (di intermediazione ed organizzazione, gruppi aperti e chiusi, biglietteria, congressi, allotment), stampa i documenti per il cliente (estratti conto, contratti di viaggio, voucher), gestisce gli incassi ed organizza i dati per il back office e la contabilità. Punto di forza del booking è il riquadro di controllo, che su ogni pratica riepiloga il dovuto/pagato/saldo del cliente e dei fornitori, le provvigioni attive e passive ed il margine (anche in percentuale). Inoltre evidenzia con alcuni indicatori visivi, tutte le operazioni ancora da elaborare relative alla pratica (contabilizzazioni, fatture da ricevere e da emettere, pagamenti) che si aggiornano in tempo reale, per avere in ogni momento un controllo completo della situazione. Di ogni pratica inoltre è possibile ottenere il dossier (a video ed in stampa) relativo al cliente ed a ogni fornitore, che riepiloga tutte le operazioni effettuate, le fatture, i pagamenti e le contabilizzazioni.
Il modo migliore per non fare errori è non fare!”. ...per questo AVES non chiede mai due volte le stesse informazioni e compila in modo automatico tutti i documenti a partire dalle informazioni immesse nelle pratiche. I documenti di acquisto e di vendita secondo le varie tipologie (autofatture, 74ter, servizi singoli, nota di credito ecc.) vengono elaborate in modo automatico . La situazione di ogni pratica viene aggiornata in tempo reale (riquadro di controllo). La composizione automatica permette quindi di avere immediatamente in archivio senza alcuno sforzo i dettagli di tutte le fatture (comprese quelle di acquisto) facilitando così la ricerca delle informazioni ed i controlli, eliminando la necessità di dover accedere ai documenti cartacei. Particolare cura è stata posta nella gestione dei documenti specifici dell'agenzia, quali le autofatture emesse e ricevute, la fatture di provvigioni per la biglietteria, la fattura 74ter emessa al cliente (eventualmente domiciliato presso l'agenzia). La stessa filosofia è utilizzata nella gestione pagamenti, che permette di effettuare i saldi e gli acconti degli operatori turistici e dei fornitori standard, le lettere di bonifico e di pagamento, i pagamenti in valuta agli operatori esteri, sempre aggiornando la situazione della pratica e riportando i dettagli dei singoli servizi a cui il pagamento si riferisce. AVES inoltre genera i file direttamente in formato CBI (Corporate Banking Interbancario) per l’automazione dei pagamenti e degli incassi tramite Rid, RI.BA e Bonifici, che possono essere inviati alla banca (su dischetto, email, Home banking, Internet banking). I moduli di gestione fatture e pagamenti sono integrati con il modulo ritenute d'acconto, automatizzando la gestione dei fornitori soggetti.)
Questo servizio aggiuntivo permette il controllo in automatico dei pagamenti da effettuare ai Tour Operator che utilizzano le due principali società di cessione del credito. Il programma compila in automatico il pagamento da effettuare in base alle scadenze inviate da Mediofactoring e Factorit e segnala tutte le differenze rispetto ai dati inseriti in Aves, consentendo così un rapido controllo di tutte le partite e delle provvigioni inserite GENERAZIONE FLUSSI MEDIOFACTORING E FACTORIT Gestisce l’invio dei dati a Mediofactoring e Factorit per la riscossione dei crediti verso le agenzie.